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Trattamento dei dati personali - Nuova Informativa Privacy 2018
In applicazione del Regolamento UE 679/2016
Premesso che con il termine informativa s’intendono le indicazioni in ordine all’utilizzo dei dati personali, ai sensi dell’art. 12, Regolamento 679/2016, le informazioni da fornire all’interessato devono essere rilasciate in forma concisa, trasparente, intellegibile, facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro.
Alla luce di quanto in premessa, riportiamo di seguito le informazioni che per Regolamento Europeo siamo tenuti a fornirVi, suddividendole in due macro gruppi: informazioni di base ed informazioni ulteriori.
INFORMAZIONI BASE:
Titolare del Trattamento:
Il Titolare del trattamento dei dati è la società ZETASASSI® SRL, con sede legale in Parma Via Eugenio Barsanti 2/a, 43122, codice fiscale 02461980373, partita iva 01606950341, tel. 0039 0521 772808, postmaster@pec.zetasassi.net – l’incaricato preposto ad accogliere ogni necessità in materia di privacy è identificato nella persona della D.ssa Eleonora Flore eleonora.flore@zetasassi.net
Finalità del trattamento e base giuridica:
Il trattamento è necessario per dare corretta esecuzione al contratto di vendita, richiedendo i soli dati personali necessari strettamente utili a dare corretta esecuzione al contratto di vendita (identificabili nel Nome, Cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza ai fini di una corretta intestazione della fattura, indirizzo di destinazione merce al fine della corretta consegna del bene oggetto di vendita);
Il fine è identificato nella realizzazione della documentazione commerciale (preventivi, ordini ecc.ra) e fiscale (emissione fatture, note di credito) utile per l’espletamento del rapporto commerciale.
Per politica aziendale, escludiamo qualunque attività di marketing, in forma diretta o indiretta.
Destinatari dei dati personali:
I dati personali conferiti con il fine sopra menzionato saranno trattati dai nostri uffici per dare corretta esecuzione all’ordine ricevuto, potranno inoltre essere comunicati a terzi per ottemperare alle seguenti finalità:
- adempiere agli obblighi fiscali (es. commercialisti);
- dare esecuzione al contratto di trasporto (vettori);
- riscossione del prezzo pattuito (istituti di credito);
I dati personali NON verranno trasferiti in paesi terzi
INFORMAZIONI ULTERIORI:
Periodo di conservazione dei dati personali:
In ottemperanza a quanto delineato in sede di considerando n.39, Regolamento UE 679/2016, che prevede “l'obbligo, in particolare, di assicurare che il periodo di conservazione dei dati personali sia limitato al minimo necessario”, pertanto, identifichiamo tale “periodo minimo necessario” nei tempi massimi previsti per garantire eventuali accertamenti in materia fiscale (entro il 31/12 del quinto anno successivo alla presentazione della dichiarazione).
Diritti dell’interessato:
I diritti che tutelano l’interessato previsti dal nuovo Regolamento n. 679/2016 e i loro riferimenti normativi sono riportati nella tabella seguente.
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Diritti dell’interessato |
Articoli |
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Diritto di accesso |
15 |
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Diritto di rettifica |
16 |
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Diritto alla cancellazione (oblio) |
17 |
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Diritto alla limitazione di trattamento |
18 |
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Diritto alla portabilità dei dati |
20 |
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Diritto di opposizione |
21 |
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Diritto di non essere sottoposto a trattamenti automatizzati |
22 |
ad
Con il fine di rendere effettivo l’esercizio di tali diritti, si chiede gentilmente di inoltrare una mail a Eleonora D.ssa Flore eleonora.flore@zetasassi.net si chiede inoltre di mettere in c.c. trade@zetasassi.net ed indicare quale oggetto “esercizio del diritto (specificare la tipologia come da tabella sopra esposta) art. (indicare il numero dell’articolo) in materia di Privacy”
Approfondimento sul Diritto alla portabilità dei dati:
Il diritto alla portabilità dei dati è stato analizzato ed illustrato dal Gruppo di lavoro articolo 29, nel proprio Documento WP 242, rev. 01 “Linee-guida sul diritto alla portabilità dei dati”, dove è definito come segue:
“L’articolo 20 del RGPD introduce il nuovo diritto alla portabilità dei dati, che per molti aspetti si differenzia dal diritto di accesso pur essendo a quest’ultimo strettamente connesso.
Il diritto alla portabilità dei dati permette agli interessati di ricevere i dati personali da loro forniti al titolare, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile meccanicamente, e di trasmetterli a un diverso titolare.
L’obiettivo ultimo è accrescere il controllo degli interessati sui propri dati personali.
Consentendo la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, il diritto alla portabilità rappresenta anche uno strumento importante a supporto della libera circolazione dei dati personali nell’Ue e in favore della concorrenza fra i titolari.
Questo nuovo diritto faciliterà il passaggio da un fornitore di servizi all’altro e potrà, quindi, favorire la creazione di nuovi servizi nel quadro della strategia per il mercato unico digitale”.
Il Gruppo di lavoro art. 29, osserva che mentre il diritto di accesso risulta vincolato al formato che il titolare decide di utilizzare nel fornire le informazioni richieste, il nuovo diritto alla portabilità di cui al Regolamento n. 679/2016 intende promuovere il controllo degli interessati sui propri dati personali, facilitando la circolazione, copia o trasmissione dei dati da un ambiente informatico all’altro, sia che si tratti dei propri sistemi, dei sistemi di soggetti terzi fidati, o di quelli di un diverso titolare del trattamento.
Il Gruppo di lavoro propone una serie di FAQ riguardanti il nuovo diritto alla portabilità dei dati.
Secondo il Gruppo di lavoro art. 29, nella portabilità dei dati si possono individuare una serie di componenti, diritto di ricevere e conservare i dati personali, diritto di trasmettere dati personali da un titolare ad un altro titolare del trattamento, posizione del titolare del trattamento che riceve i dati personali, rapporto tra portabilità dei dati e altri diritti dell’interessato.
Per quel che concerne il formato strutturato, gli esperti del Gruppo Art. 29 osservano che i formati più idonei saranno diversi in rapporto ai singoli settori di attività e che la scelta del formato dovrebbe essere sempre orientata al conseguimento della massima portabilità del dato.
Reclamo a tutela di un corretto trattamento dei dati - Art. 77 Regolamento Ue 679/2016
“Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l'interessato che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il presente regolamento ha il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione. 2.L'autorità di controllo a cui è stato proposto il reclamo informa il reclamante dello stato o dell'esito del reclamo, compresa la possibilità di un ricorso giurisdizionale ai sensi dell'articolo 78”
A tal fine vi invitiamo a consultare la pagina web del garante in materia di privacy con il fine di reperire maggiori informazioni utili all’effettivo esercizio del diritto di reclamo.
Conclusioni
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio al fine di poter dare corretta esecuzione all’ordine ricevuto, un rifiuto potrebbe causare l’impossibilità di dare esecuzione all’ordine.
Comunichiamo inoltre che il trattamento sarà effettuato utilizzando software aziendali all’interno dei quali vengono inseriti i dati anagrafici completi di tutti i dati utili per dare corretta esecuzione all’ordine oltre che ottemperare agli obblighi previsti in materia contabile e fiscale; preventivi, conferme d’ordine e DDT/Fatture vengono gestiti tramite software aziendali.
Tutta la documentazione viene stampata su supporti cartacei i quali sono conservati ed archiviati in armadietti dotati di chiusura con chiave tenuta dalla D.ssa Eleonora Flore, con accesso garantito ad i soggetti incaricati al trattamento.
Zetasassi Srl è dotata di un regolamento informatico interno, oltre che di un Vademecum in materia di privacy, inoltre il personale effettua corsi di aggiornamento in materia informatica.
Come modificare il "profilo" utente.
L’utente potrà, in qualunque momento modificare i dati forniti o cancellare il proprio profilo inviando un messaggio di posta elettronica all'indirizzo eleonora.flore@zetasassi.net